Fare comunicazione aziendale innovativa è una questione di equilibri: fra strumenti, strategia, obiettivi e persone. Ecco i nostri consigli

Anche se per le aziende dei settori tecnologici l’innovazione è un fattore quasi genetico, quello che stiamo vivendo negli ultimi anni è un fenomeno senza precedenti: tutto si muove con una velocità impensabile fino ad alcuni anni fa e spesso reggere il ritmo richiede un particolare sforzo. Sforzo che coinvolge anche la comunicazione aziendale, che deve adeguarsi a nuovi modi e metodi e, soprattutto, supportare efficacemente una circolazione delle informazioni sempre più necessaria e strategica. Come fare, quindi, comunicazione aziendale innovativa ed efficace? Ecco alcuni consigli.

La comunicazione aziendale innovativa: non solo una questione tecnologica

Iniziamo questa nostra serie di consigli con una considerazione: la comunicazione aziendale innovativa riguarda sì l’utilizzo di strumenti tecnologici, ma è soprattutto una questione di mindset: è possibile comunicare in modo nuovo, più fresco e soprattutto più efficace anche usando strumenti apparentemente desueti come la posta elettronica, mentre non è vero il contrario. Gli strumenti tecnologici, insomma, non sono una condizione sufficiente per trasformare la comunicazione. Sono un ottimo supporto, ma si tratta soprattutto di rivedere, e se possibile modificare, abitudini, costumi e consuetudini che in molti casi irrigidiscono la comunicazione.
Ricordiamo, inoltre, che la comunicazione aziendale riguarda ogni aspetto del trasferimento di informazioni. Dalla promozione e marketing, l’ambito a cui si tende a pensare immediatamente, fino ai messaggi interni, rivolti a personale e stakeholder. Vediamo ora come rinnovare la comunicazione aziendale, attraverso una serie di accorgimenti sia tecnici, sia strategici.

Usiamo la potenza dei video

Viviamo nell’epoca dei video, questo è un fatto ormai assodato. Spesso però la loro efficacia viene relegata al marketing, oppure a particolari contesti. I video, invece, trovano ampissima applicazione anche, per esempio, nel campo delle istruzioni operative. Realizzare un video per illustrare un processo è, ai minimi termini, più chiaro per chi ne fruisce e più immediato per chi lo realizza.

Mettiamo al centro la user experience

L’importanza dell’esperienza utente è un fatto ampiamente noto nella comunicazione esterna, in particolare quella legata al marketing e alla promozione, ma non è ancora un fatto così consolidato nei contesti interni. Invece, ascoltare i bisogni degli stakeholder interni e farne tesoro è un ottimo modo per rendere la comunicazione interna più efficace e apprezzata. Inoltre, è anche un ottimo sistema per collaudare le strategie che intendiamo utilizzare all’esterno. In fondo, non sono le persone che partecipano alla vita aziendale i “clienti” più importanti?

Un’occhiata al mondo esterno non guasta mai

Non si può fare comunicazione innovativa se non si conosce come il resto del mondo sta innovando. Non confondiamoci, però: l’intento di questa osservazione non è ripetere in modo pedissequo le strategie di competitor o altre aziende del settore, ma prendere atto di quanto accade per poi scegliere, razionalmente e a ragione veduta, quali innovazioni mettere in pratica nel nostro caso. Trovare, insomma, il giusto equilibrio fra la coerenza con le nostre strategie aziendali e la flessibilità necessaria in un contesto frenetico e competitivo come quello di oggi.

Misurare è la strada per il successo

Una delle principali differenze fra l’approccio antiquato e quello innovativo, anche nella comunicazione, risiede nella misurabilità dei risultati ottenuti. Oggi gli strumenti per misurare l’efficacia della comunicazione esistono e in molti casi li conosciamo già: parametri come il tasso di apertura, l’abbandono di un funnel o la semplice apertura di un link si possono applicare a ogni aspetto della comunicazione, non solo a quella professionale. Per esempio, anche all’invio di un comunicato stampa, di una circolare aziendale o di una nota per gli investitori.

Avvantaggiarsi degli strumenti, nel modo giusto

Come abbiamo detto in apertura, gli strumenti non sono una condizione sufficiente (e per la verità nemmeno strettamente necessaria) per fare comunicazione aziendale innovativa. Per esempio, aprire un canale Slack obbligatorio per il personale per poi farvi circolare i comunicati istituzionali non è innovazione: è un uso antiquato di una tecnologia apparentemente innovativa. Di contro, un gruppo WhatsApp (o un gruppo di discussione via mail) a partecipazione libera per fare brainstorming sul nuovo software può essere una modalità nuova, anche con strumenti non particolarmente freschi.

Inoltre, collegandoci ai ragionamenti sulla user experience, nella scelta degli strumenti bisognerebbe valutare anche il livello di preparazione dei nostri stakeholder, in modo da evitare frustrazione o tassi di abbandono elevati.

Ricordiamoci delle differenti dinamiche per la comunicazione

Una delle lezioni più importanti che gli ultimi anni dovrebbero averci insegnato è che non esiste una sola velocità per il progresso, nemmeno all’interno della stessa azienda. Ecco perché, nel progettare un piano di comunicazione innovativo, dovremmo considerare, per esempio, che la stessa innovazione potrebbe essere accolta in modo diverso all’interno o all’esterno. Inoltre, ma questo è noto da tempo, anche le modalità dovrebbero cambiare in base al gruppo di stakeholder a cui ci rivolgiamo. Tornando agli esempi paradossali, usare lo stesso comunicato stampa per informare di un nuovo prodotto sia i clienti, sia il mercato degli investitori sia il personale interno è un errore anche se si utilizzano canali diversi.

Ricordiamo che la comunicazione riguarda tutti

Se vogliamo portare la nostra comunicazione aziendale a un altro livello, non dobbiamo dimenticare un altro importante principio: coinvolgere tutti gli stakeholder, in modo che ne conoscano bene le dinamiche. Per esempio, se abbiamo scelto di usare una strategia di marketing convergente, è importante che tutti gli operatori sappiano come e quando usare ciascuno dei canali scelti.

Ma facciamo un passo ulteriore: assicuriamoci che tutte le persone che lavorano all’interno dell’azienda, per esempio, sappiano inviare ogni tipo di messaggio, anche una semplice mail, seguendo le modalità di comunicazione che abbiamo scelto. La qualità è nei dettagli e senza dubbio la percepiranno anche i clienti e i potenziali contatti.

Usare l’intelligenza artificiale per la nostra comunicazione aziendale innovativa?

Concludiamo con una considerazione aggiuntiva, che riguarda quello che rappresenta il proverbiale elefante nella stanza per quanto riguarda comunicazione e creatività in questo periodo storico: l’intelligenza artificiale può o deve essere utilizzata? La risposta, in realtà, è la stessa che abbiamo visto parlando degli strumenti. L’uso dell’intelligenza artificiale può essere vantaggioso, controproducente o completamente indifferente: tutto dipende dal progetto di comunicazione e dalla strategia aziendale. Come ogni strumento, funziona solo se siamo in grado di mettere a frutto in modo coerente il suo potenziale intrinseco, altrimenti rischia di diventare l’ennesima novità abbandonata perché nessuno è in grado di sfruttarne il potenziale che avrebbe sulla carta. Automatizzare alcune risposte o aiutare gli operatori a comporle, per esempio, può essere vantaggioso, ma solo se la qualità percepita della comunicazione non cambia agli occhi degli stakeholder. Ricordiamo: user experience al centro.