Organizzare un webinar di successo non è semplicemente una questione tecnica. Come ogni altro evento, richiede attenzione e cura per i particolari.

Organizzare un webinar di successo non è poi così diverso dall’organizzare un evento tradizionale in presenza. Anche perché, come abbiamo visto nelle scorse settimane, oggi i problemi tecnici sono ampiamente superati dalla disponibilità di piattaforme semplici, efficaci e alla portata di qualsiasi utente. Ma sappiamo che questo non è sufficiente, esattamente come nel mondo fisico non è sufficiente avere una location perfetta e una logistica impeccabile per decretare il successo di una iniziativa. Ecco perché abbiamo deciso, in questo ultimo articolo dedicato all’organizzazione di webinar, di concentrarci sugli aspetti meno tecnologici, ma ugualmente fondamentali.

Come sappiamo, i webinar erano già un ottimo strumento prima dei problemi sorti durante il 2020, che però ne hanno mostrato il potenziale a una platea ancora più ampia, mostrando anche la semplicità con cui questi eventi possono essere organizzati. Ecco perché, oggi più che mai, è fondamentale offrire un servizio professionale dal punto di vista organizzativo e della gestione dei contenuti.
Proprio la facilità tecnica nell’organizzazione infatti ha permesso il fiorire di iniziative, a volte anche realizzate in modo non perfettamente professionale, in un mercato che era quasi vergine fino a poco più di un anno fa.

Ecco alcuni consigli che abbiamo preparato per fare si che il nostro prodotto si distingua per qualità e professionalità. 

Organizzare un webinar: la scelta della data

Un errore piuttosto comune fra chi organizza webinar è quello di dare per scontato che dal momento che non sono previsti spostamenti, qualsiasi momento sia opportuno e disponibile per tutti gli uditori. Ma sappiamo che non è così. Il primo consiglio quindi è quello di fissare la data con largo anticipo se è un evento rivolto a una platea numerosa, o quanto meno incrociare le agende con quelle di tutti i presenti se è un evento con numeri più limitati. Nel caso di eventi internazionali, anche l’orario ha una sua importanza: assicuriamoci di averlo fissato tenendo conto del fuso orario di tutti i potenziali iscritti.

Eventi e Webinar

Scegliamo lo strumento da utilizzare

Come abbiamo visto, esistono decine di tool che possiamo usare, dal quelli più semplici dedicati alle videoconferenze, a quelli più completi e articolati. Scegliere lo strumento nelle fasi iniziali dell’organizzazione è fondamentale, perché potrebbe modificare alcune delle scelte che faremo successivamente sulla gestione dei contenuti e l’organizzazione della scaletta.

Organizzare Webinar Microsoft Teams

Decidiamo il format del nostro webinar

Non esistono regole che ci impongono, per esempio, che debba parlare un solo relatore o condividere lo schermo per mostrare slide sia obbligatorio. Nulla vieta, per esempio, che chi tiene in webinar possa usare una lavagna o una serie di fogli, se la location lo permette e se questi risultano ben visibili nell’inquadratura. Allo stesso modo, potrebbero esserci più relatori che interagiscono, eventualmente anche in presenza di un conduttore. Addirittura, se il pubblico lo permette per numeri e qualità, possiamo prevedere un webinar interattivo, in cui chi partecipa può fare le domande in tempo reale, con un minimo di moderazione. La scelta della piattaforma si rivela importante perché alcune sono migliori per la gestione di eventi complessi, ma in generale bastano un paio di prove tecniche per capire e superare eventuali limiti.

Creiamo il contenuto

Se negli eventi in presenza mantenere viva l’attenzione dei partecipanti è un must, negli eventi online dobbiamo mettere ancora più impegno per fare si che il pubblico sia sempre interessato e pronto a partecipare. Per questo motivo gli argomenti devono essere trattati in modo coinvolgente, interessante e consistente. Un risultato molto più semplice da ottenere se il materiale è preparato appositamente per l’evento, se è stato revisionato con attenzione e se le slide e gli eventuali altri contributi sono di buona qualità. 

Attenzione: non è necessario né presentare argomenti completamente nuovi o “inventarsi” uno show. Spesso è sufficiente che gli argomenti siano trattati in modo interessante e coinvolgente e i materiali siano di buona qualità per raggiungere l’obiettivo.

Testiamo il nostro webinar

Un altro aspetto fondamentale e spesso sottovalutato: esattamente come per tutti gli eventi organizzati professionalmente, è indispensabile fare quantomeno una prova generale. Assicurarsi che tutto funzioni infatti è quasi più importante che organizzare il webinar in ogni dettaglio ma “improvvisare”, per esempio, l’entrata degli ospiti. Questa serve sia a testare che l’infrastruttura tecnologica funzioni, ma anche ad assicurarci per esempio che tutti i relatori, in particolare quelli che saranno presenti da remoto, abbiamo sufficiente confidenza con la piattaforma. Idealmente sarebbe bene anche mostrarlo in anteprima a un pubblico, per esempio colleghi o partner, in modo da ricevere un feedback e fare gli eventuali aggiustamenti del caso.

Per organizzare un webinar la promozione è importante

Questo vale in particolare per chi organizza eventi a sottoscrizione, ma può essere una buona idea anche per quelli realizzati a scopo di marketing. Usare i canali aziendali, o altre forme di promozione per rendere noto il nostro evento è senza dubbio un buon modo per raggiungere un pubblico più ampio. Ricordiamoci però di verificare eventuali limiti numerici della piattaforma che abbiamo scelto prima di eccedere nella promozione e rischiare di dover costituire una lista d’attesa.

Follow up: statistiche, registrazioni e feedback

Uno dei principali vantaggi degli strumenti per la creazione di webinar è che ci permettono di analizzare il contenuto. Sia attraverso le registrazioni, che dobbiamo ricordarci di attivare se sono disponibili ed eventualmente rendere disponibili per il nostro pubblico. Le piattaforme più evolute permettono anche di valutare, per esempio, i tassi di abbandono.

Infine ricordiamoci quello che forse è l’aspetto più importante: chiediamo un feedback a chi ha partecipato, in modo da valutare il tasso di soddisfazione e avere spunti di miglioramento per i webinar successivi.