Come fare a sviluppare presentazioni efficaci che vada oltre le solite slide create con PowerPoint? Scopriamo 5 consigli per stupire.

Fra le tante attività che ogni giorno vengono pianificate all’interno di un’azienda vi sono anche le presentazioni ufficiali, momenti che richiedono tempi di preparazione più o meno lunghi e una serie di accortezze al fine di creare un momento utile per tutto il team. Una presentazione viene organizzata nel momento in cui occorre esporre a uno o più team alcuni contenuti utili al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali. Per questo occorre che forma e contenuti siano curati al massimo, affinché durante quell’ora di presentazione si riesca nell’intento di far passare il messaggio che si desidera trasmettere.

Sono tante le occasioni e le ragioni che portano ad organizzare una presentazione aziendale: la discussione di una nuova idea di marketing, lo studio di una strategia applicata e la conseguente analisi dei dati e dei risultati raccolti, piuttosto che l‘introduzione di un nuovo tool, di nuove regole o altre novità. Insomma, qualsiasi sia il motivo della presentazione, è importante che questa lasci il segno e che chi l’ascolta esca dalla sala riunioni con nuove visioni, informazioni o ispirazioni. Ecco perché oggi scopriamo come si lavora a una presentazione efficace, che sia in grado di stupire l’audience a cui dobbiamo rivolgerci.

5 consigli per presentazioni aziendale efficace

L’errore più grave che si possa fare in un’occasione come questa è pensare che si tratti solo di una presentazione. Questo approccio può portare a una scarsa attenzione ai dettagli e il rischio è di ritrovarsi con delle slide noiose, poco approfondite e un discorso nebuloso e poco coinvolgente. Ecco dunque 5 consigli da tenere a mente per realizzare una presentazione super efficace.

Chiarezza dei contenuti

La prima cosa da fare è chiarire bene fin dall’inizio qual è l’obiettivo della presentazione e partire da lì per lavorare ai contenuti, che devono essere chiari e lampanti. Lavorare per schemi, punti, macro argomenti e così via vi darà l’occasione di scrivere un testo scorrevole e logico, semplice anche per chi sarà all’ascolto. Una volta fatto, non resterà altro da fare che creare le slide di supporto, magari utilizzando un layout grafico personalizzato, dando grande importanza alle prime e alle ultime, che devono essere forti, incisive e lasciare un messaggio che colpisca l’attenzione. Che si tratti della presentazione di un’azienda, di un progetto, oppure della creazione di materiale a supporto di un webinar, è fondamentale che tutto sia espresso in modo chiaro, efficace e soprattutto immediato.

Raccontare una storia

Lo storytelling è l’arte e la capacità di narrare una storia e può essere applicato anche a uno speech o una presentazione. Utilizzare strutture narrative che catturino l’attenzione, immaginando il team come il protagonista di una storia che deve evolversi passando per diverse tappe, fino al raggiungimento dell’obiettivo finale, avrà sicuramente presa sull’audience, che si sentirà coinvolta e incuriosita. Sempre per quanto riguarda la narrazione, funzionano molto bene anche esempi e aneddoti, anche leggeri o divertenti, che permettano alle persone presenti di fissare in modo diverso dal solito i concetti che stiamo trasferendo.

Puntare sull’effetto sorpresa

Nulla è più interessante di qualcosa di inaspettato. Alternare momenti inattesi, che siano in grado di sdrammatizzare le varie argomentazioni di una presentazione, può risultare un’arma vincente in termini di efficacia. Che sia una slide provocatoria, un elemento a sorpresa, la creazione di un effetto di suspense per poi svelarlo nel finale, il segreto è creare un equilibrio fra un’esposizione professionale dei vari topic e spunti stimolanti e inaspettati. In questo modo le emozioni del pubblico saranno molteplici e l’attenzione, di conseguenza, sarà maggiore.

Semplificare è LA via

K.I.S.S. : Keep It Simple! Una presentazione efficace non deve per forza essere complessa, articolata o durare delle ore. Come in tutte le cose, anche in questo caso la semplicità vince sempre: concentrarsi sui contenuti principali, seguire una traccia ed esporla senza troppi giri di parole e in un tempo che non risulti troppo pesante è di certo un’altra chiave per una presentazione di successo.

Coinvolgere il pubblico nelle presentazioni

Il segreto di uno speech di successo è riuscire a mantenere alta la soglia dell’attenzione. Questo è possibile tramite l’unione di diverse tecniche visive e narrative: fare domande, stimolare l’interazione, fare qualche battuta al momento giusto, ma anche cambiare il tono di voce a seconda dell’argomento, lavorare per immagini, queste sono tutte strategie che aiuteranno l’audience a mantenere alta l’attenzione. Se oltre a questo si utilizzeranno a supporto video, immagini, slide preparate bene, il tutto sarà più fluido e di semplice fruizione da parte del pubblico.

Come presentare un’azienda in modo efficace: qualche consiglio pratico

Oltre ai consigli che abbiamo visto poco sopra, che potremmo definire strategici, non dobbiamo dimenticare anche qualche “malizia di mestiere” che ci permetterà, una volta pianificato tutto correttamente, di procedere spediti ed efficaci anche con il lavoro vero e proprio di stesura della presentazione e di successiva esposizione. Non dimentichiamoci infatti che realizzare una presentazione efficace è metà del lavoro: l’altra metà è saperla proporre dal vivo (anche online, nel caso) in modo convincente.

1. Conosciamo il pubblico: una presentazione sempre uguale a sé stessa è un errore. In un mondo ideale dovremmo poterla riprogettare in base alla nostra platea, ma se questo non è possibile assicuriamoci almeno che la nostra narrazione cambi in funzione di chi abbiamo davanti;
2. Si parte dalla struttura: le scalette richieste per le composizioni scolastiche sono probabilmente uno degli insegnamenti più utili dell’istruzione. Una struttura di partenza chiara e completa ci faciliterà moltissimo il successivo lavoro di creazione;
3. Immagini, grafici e informazioni visive: soprattutto oggi, comunicare per immagini è vitale. Per questo evitiamo gli accorgimenti grafici “cosmetici” come le foto fuori contesto, ma assicuriamoci di introdurre contenuti visivi che supportino e completino quello che abbiamo da dire;
4. La pratica è fondamentale! Quanto tempo richiede la nostra presentazione? Siamo sicuri di riuscire a dire tutto in tempo e, al contrario, di non terminare troppo presto nell’imbarazzo generale? Provare la nostra presentazione almeno una volta ci aiuterà anche ad essere più sicuri;
5. Le modifiche sono importantissime, tranne quelle dell’ultimo minuto: prendere tempo per rivedere una presentazione e metterla in discussione è importantissimo per renderla più fluida ed efficace. Ma c’è il momento giusto per tutto. In generale le modifiche dell’ultimo minuto, a meno che non si tratti di correggere un singolo dato o qualche refuso, portano più danno che guadagno per citare un vecchio adagio.