Un servizio webinar ben strutturato permette di trasformare un semplice incontro formativo online in un evento indimenticabile

L’organizzazione di webinar di successo richiede una combinazione di pianificazione strategica, competenze tecniche e attenzione ai dettagli. Un buon servizio webinar può aiutare le aziende e i professionisti a creare eventi online efficaci, coinvolgenti e soprattutto capaci di lasciare nei partecipanti un buon ricordo. Non dobbiamo dimenticare infatti che lo scopo dei webinar, nel contesto del marketing online, è quello di costruire relazioni che portino la nostra azienda a costruire opportunità future.

Quali sono i segreti di un servizio webinar di successo?

Molto spesso, soprattutto nel campo del marketing online, si lascia intendere che dietro alle iniziative di successo ci sia qualche tipo di segreto, trucco o formula vincente: la realtà è molto più semplice. Un servizio webinar di successo, e per la verità la maggior parte delle altre iniziative, si basa soprattutto su un lavoro professionale, competente e consistente. Fare le cose per bene, insomma, è la regola fondamentale. Per questo occorrono sia le competenze tecniche, sia le competenze organizzative sia, infine, la capacità di concertarle in modo efficace. Scopriamo quali sono i principali passaggi chiave di un flusso di lavoro efficace per la creazione di un webinar.

Pianificazione Strategica

Il primo passo verso un webinar di successo è una pianificazione accurata. Il nostro team di esperti lavora a stretto contatto con i clienti per comprendere gli obiettivi del webinar, il pubblico di riferimento e il messaggio che si desidera trasmettere. Questa fase include:

• Definizione degli obiettivi: indispensabile per identificare chiaramente gli scopi del webinar, per esempio la formazione, la promozione di prodotti o servizi, o il semplice fare networking.
• Scelta della piattaforma: quale è la piattaforma webinar più adatta alle esigenze dell’azienda? Quali funzionalità sono necessarie? Fortunatamente oggi esistono numerose soluzioni anche a costo zero, per le quali è possibile consultare la nostra guida sulle migliori piattaforme webinar gratuite.
• Calendario & save the date: scelta della data e dell’ora ottimale per massimizzare la partecipazione e invito dei contatti per il giorno dell’evento. Oggi questa fase è particolarmente importante, dal momento che gli impegni in agenda, anche virtuali, sono sempre numerosi.

Preparazione Tecnica

Un buon webinar non è solo contenuti di qualità: è indispensabile anche una preparazione tecnica adeguata, che deve essere il più possibile trasparente per gli utenti, ma deve garantire che tutto funzioni per il meglio, sia durante l’evento vero e proprio sia nelle fasi preliminari e successive. Ecco alcuni dei passaggi chiave indispensabili per costruire un buon evento online

Fase preparatoria: prima di arrivare all’evento vero e proprio, è indispensabile attuare alcune fasi preparatorie. Per esempio, attivare un sistema di registrazione, calendari, reminder e così via. Se sono previste azioni post-evento, è bene che tutto sia coordinato in una unica piattaforma

Configurazione della piattaforma: la piattaforma scelta deve essere impostata, inclusa la creazione della stanza virtuale e l’invito ai partecipanti. Inoltre è importante assicurarsi che i relatori, o la regia se è prevista, padroneggino la piattaforma in modo da evitare imprevisti durante l’esempio.

Prove tecniche: l’esecuzione di test preliminari per verificare la qualità dell’audio e del video, la stabilità della connessione e l’integrazione con eventuali strumenti di presentazione o condivisione schermo è fondamentale per evitare brutte sorprese dell’ultimo minuto.

Supporto tecnico in diretta: l’assistenza tecnica durante il webinar per risolvere rapidamente qualsiasi problema che possa sorgere è un altro importante valore aggiunto. La risoluzione rapida di eventuali imprevisti è un’altra chiave di un webinar di successo.

Animazione digitale e coinvolgimento

La differenza fra un webinar discreto e un ottimo webinar passa anche per il ricordo che lascia l’esperienza nel suo complesso; esperienza che parte dal giusto coinvolgimento: quando gli invitati “ascoltano” e basta, senza alcuna interazione, è molto probabile che, nonostante la qualità dei contenuti, l’esposizione o l’organizzazione risultino poco interattivi. Per superare o, meglio, prevenire questa eventualità, è necessario mettere in pratica alcune attività aggiuntive.

La moderazione, per esempio, attraverso la gestione di domande e risposte facilita le discussioni e mantiene l’ordine durante l’evento, ma soprattutto stimola la conversazione se necessario.

Utilizzando Materiali Interattivi, per esempio sondaggi, quiz e sessioni di brainstorming è possibile rendere il webinar più dinamico e interattivo. Questi possono essere somministrati preliminarmente, ma anche fra le diverse sessioni se sono previste pause o se l’evento è composto da più sessioni, in modo da mantenere vivo l’interesse.

Infine, attraverso la fase di Follow-Up è possibile fissare in modo più efficace il ricordo dell’evento, per esempio attraverso l’’invio di materiali aggiuntivi e registrazioni ai partecipanti, ma anche attraverso la somministrazione di questionari di gradimento o richieste di valutazioni o feedback.

Webinar di successo: risultati a portata di mano

Per organizzare un webinar di successo, insomma, non sono sufficienti gli strumenti tecnici: servono anche una solida organizzazione, una preparazione che inizi fin dai primi momenti della pianificazione e soprattutto una visione di insieme che permetta di coordinare alla perfezione tecnologia, contenuti, persone e tempistiche. Con queste premesse, creeremo eventi online capaci di lasciare il segno, essere ricordati e costruire opportunità.