Organizzare eventi post Covid significa prepararsi anche alle nuove opportunità offerte dall’apertura verso il digitale. 

Se si volesse cercare un risvolto positivo nella situazione del 2020 e del 2021, questo è senza dubbio l’aver contribuito a far superare alle persone le diffidenze verso il digitale. Organizzare eventi post Covid significa saper cogliere anche le opportunità che le nuove piattaforme, le nuove modalità e soprattutto un rinnovato entusiasmo verso il digitale stanno costruendo.

Durante i diversi lockdown, molte persone hanno sperimentato per la prima volta un webinar, una conference call, fino ad arrivare agli eventi online come i concerti, anche con soluzioni apparentemente impensabili come la possibilità di tenerli all’interno dei videogiochi. Tutto questo ha riacceso in qualche modo l’entusiasmo per la tecnologia al punto che è probabile che alcune soluzioni siano destinate a rimanere. Si tratta senza dubbio un’opportunità per le aziende. Perché per esempio impedire alle persone di partecipare virtualmente a un evento formativo, magari a un costo particolarmente vantaggioso, quando lo sforzo marginale per realizzarlo anche in digitale è ormai estremamente contenuto? Perché privare l’azienda dell’opportunità di avere un ospite illustre per problemi di logistica quando questo può fare un intervento in videoconferenza in modo più pratico e probabilmente anche con un budget più contenuto?

Gli eventi post covid saranno ibridi

Questo naturalmente non significa che gli eventi fisici siano destinati a un declino. Anzi, è estremamente probabile che al termine della situazione attuale il settore riparta con maggiore energia: tutti sentono la mancanza delle relazioni dal vivo. Tuttavia ci sono alcuni spunti e alcune opportunità delle quali dobbiamo tenere conto. Sull’argomento è stato scritto anche un interessante libro, Infinite Possibility: Creating Customer Value on the Digital Frontier: Creating Customer Value on the Digital Frontier di B. Joseph Pine II e Kim Korn. Il libro in realtà è stato scritto nel 2011, ma molti degli spunti che contiene sono più attuali che mai.

I due principi fondamentali sono che oggi le piattaforme permettono l’interazione con il pubblico (allievi, spettatori, partecipanti in genere) e questo crea valore aggiunto. Il secondo è che la possibilità di avere un evento in digitale crea maggiori opportunità di follow up e engagement anche successive. Il libro per la verità si concentra soprattutto sulla piattaforma Twitch. Tuttavia, alcuni degli spunti che possiamo trarre sono validi per ogni tipo di presenza digitale.

I vantaggi degli eventi ibridi

Come abbiamo accennato, oggi esiste la possibilità di combinare un evento in presenza con una controparte digitale in modo tutto sommato semplice ed efficace. Infatti, le attrezzature necessarie hanno costi irrisori, la connettività è adeguata e soprattutto le persone ora hanno vinto le loro resistenze nei confronti degli eventi online. Ma vediamo le opportunità che l’organizzazione di un evento post Covid ibrido può portare con sé.

Aumentare la partecipazione

Gli eventi digitali hanno l’enorme vantaggio di alleggerire la logistica, permettendo ai partecipanti di essere presenti senza bisogno di accollarsi viaggi e trasferte. Se prevediamo la possibilità di seguire l’evento anche online aumenteremo la potenziale platea, estendendola anche a chi ha agende strette o limitazioni di carattere economico. Ricordiamoci, se si tratta di eventi a pagamento, di adeguare il costo di partecipazione alle diverse modalità.

Favorire i follow up

Utilizzando piattaforme o soluzioni online adeguate è possibile richiedere un feedback ai partecipanti agli eventi online. Questo è un ottimo modo sia per aumentare le opportunità di engagement, sia per valutare la reale efficacia della nostra organizzazione. Inoltre, se siamo sufficiente abili ad animare il dialogo, la conversazione generatasi durante e dopo l’evento sarà un ulteriore valore aggiunto da poter condividere con i partecipanti. Senza considerare che i contatti ricevuti potranno, se richiesti nel modo corretto, confluire in una lista di invio di aggiornamenti e informazioni.

Ulteriore valore aggiunto

Uno dei vantaggi degli eventi online è che la maggior parte delle piattaforme utilizzate permettono il salvataggio dei materiali e delle conversazioni. Con le dovute autorizzazioni e formalità, l’evento può trasformarsi in un corso online in differita, da poter riutilizzare e in molti casi anche rivendere. Questo vale in particolare per webinar e seminari, ma in ogni altro caso il materiale raccolto può essere archiviato e messo a disposizione. 

Coverage e materiali non mancheranno mai

Uno dei problemi più diffusi con gli eventi in presenza è la difficoltà di generare e conservare materiale di buona qualità durante l’evento per gli archivi o la promozione successiva. Un problema ampiamente superato dalle opportunità di archiviazione tipiche degli eventi online. Insomma, anche se il materiale raccolto non potrà essere utilizzato come al punto precedente, di sicuro sarà utilissimo per gli archivi e per l’organizzazione delle edizioni successive.