I Digital Asset, o asset digitali, oggi più che mai sono un bene per la nostra azienda. Per questo motivo è importante gestirli nel modo corretto. 

I Digital Asset, o asset digitali o ancora semplicemente risorse digitali in realtà si riferiscono a un concetto piuttosto semplice: qualsiasi contenuto archiviato digitalmente infatti può rientrare in questa categoria. Dalle immagini ai video, passando per i documenti, le presentazioni e i fogli di calcolo. Per questo motivo, il concetto stesso di digital asset è in continua espansione e negli anni gli esperti hanno preferito optare per una definizione qualitativa: un asset digitale può essere qualsiasi contenuto, in qualsiasi formato, archiviato in digitale e che può rappresentare una risorsa per l’azienda.

Identificare gli asset digitali di valore

La gestione delle risorse digitali è un tema sempre più sentito all’interno delle aziende, soprattutto perché si tratta di un campo peculiare. Non tutto quello che l’azienda “possiede” in formato digitale in realtà è un asset digitale propriamente detto. Il Digital Asset Management si occupa proprio di rispondere a questa esigenza. Per identificarli all’interno della moltitudine di prodotti e sottoprodotti digitali che ogni azienda possiede infatti è necessario che rispondano a tre caratteristiche fondamentali. Gli asset digitali per definirsi tali devono:

• essere digitali in origine; 
• avere una identificabilità univoca;
• costituire un valore aggiunto.

Per chiarire questo concetto, proviamo a fare due esempi. Pensiamo per esempio a una presentazione aziendale: senza dubbio si tratta di un asset digitale, ma le versioni non definitive della medesima, i file con i testi che poi sono stati inseriti nella versione finale, le bozze e così via lo sono allo stesso modo? Molto spesso è necessario discernere, almeno fra il materiale che potrebbe essere comunque utilizzato successivamente e quello che invece costituisce un vero e proprio scarto digitale. 

Analogamente, le foto di archivio meritano un analogo ragionamento: una foto stock, anche se ottenuta a pagamento, è facilmente rimpiazzabile e sostituibile, quindi non si tratta di un asset in senso stretto. La foto di un evento, di un prodotto, gli archivi storici e così via invece costituiscono senza dubbio un asset digitale. 

Perché è importante gestire (e conoscere) gli asset digitali?

Partiamo dalla risposta più semplice: prima di tutto perché, nella maggior parte dei casi, la loro produzione ha avuto un costo, in termini di risorse e tempo investito, che deve essere tutelato e conservato per eventuali riutilizzi. 

Poi perché, in molti casi. gli asset digitali costituiscono un eccezionale serbatoio di contenuti aziendali, per esempio per la produzione di comunicati stampa, ma anche di post per i social media e in generale di strumenti di comunicazione. 

Infine, in molti casi, gli asset digitali sono vitali per la gestione di prodotti e servizi. Anche se il marketing e la comunicazione sono in apparenza i settori principali a beneficiare degli asset digitali infatti non dobbiamo dimenticare che oggi spesso buona parte della filiera avviene in digitale. 

In quest’ottica a questa categoria appartengono anche disegni tecnici, datasheet, documentazione di prodotto e così via.

Reperibilità e conservazione

Il tema della gestione degli asset digitali non si limita al “censimento”, ma richiede una maggiore profondità. Molte aziende infatti hanno ancora diversi limiti in termini di logistica delle risorse digitali. Cosa accade, per esempio, se un cliente richiede le specifiche di un prodotto non più a catalogo ma per il quale è ancora offerta assistenza? Le informazioni sono facili da reperire per il personale interno? Sono in formati compatibili con il software attualmente in uso?
Allo stesso modo, per esempio, progetti, offerte commerciali, preventivi dovrebbero essere opportunamente conservati anche in caso di guasti e malfunzionamenti, grazie per esempio a backup e archiviazioni in Cloud, ma non solo. E’ indispensabile che l’accesso a queste soluzioni sia rapido e fruibile, per non incidere sui tempi di lavorazione in caso di imprevisti.