Il digital asset management, la gestione delle nostre risorse digitali, è una disciplina che richiede organizzazione e metodo. Ecco alcuni consigli.

Nel mondo del lavoro di oggi gli asset digitali hanno spesso un valore intrinseco molto simile a quello degli asset fisici, cioè delle risorse tradizionali. Anzi, in molti casi il loro valore può essere addirittura superiore. E non si tratta solo del caso delle aziende con vocazione digitale. Se per una media company per esempio l’archivio di immagini, fotografie e suoni di proprietà è ovviamente il bene principale, questo può avvenire anche in altri settori. Pensiamo per esempio a quello che può accadere in un’azienda che produce macchinari o dispositivi, in cui i progetti sono salvati sotto forma di file: questo tipo di digital asset è a tutti gli effetti una delle principali risorse aziendali. Per questo motivo il digital asset management è non solo utile, ma anche necessario.

Digital Asset Management: alcuni consigli

La gestione dei beni digitali della nostra azienda, oggi deve essere vista come una forma di organizzazione indispensabile. Così come è impossibile gestire un’azienda con una logistica caotica infatti, è impensabile farlo se le risorse digitali sono disorganizzate. Ma non solo: non si tratta infatti esclusivamente di “fare ordine”, ma anche di gestire e controllare la diffusione di materiali, la proprietà intellettuale, la sicurezza dei dati e così via. 

Purtroppo in questo ci si scontra con un problema culturale piuttosto radicato: l’idea che le risorse digitali debbano necessariamente essere in qualche modo “volatili” e quindi sempre semplici da gestire. Lo possiamo vedere, banalmente, anche nella gestione della posta elettronica o degli spazi in Cloud. Il fatto che spesso basti una ricerca per arrangiarsi a trovare le cose, illude le persone che una migliore organizzazione sia inutile. Mentre invece chiunque abbia smarrito un documento o anche un semplice messaggio di posta elettronica per non averlo gestito nel modo corretto sa perfettamente che non è così. Ecco alcuni consigli e buone pratiche per la gestione ottimale dei nostri digital asset.

Prima cosa: chiariamoci le idee

Per mettere in pratica una buona politica di digital asset management la prima cosa da fare è avere le idee chiare su cosa la nostra azienda possiede e soprattutto distinguere fra i veri asset e, per esempio, i semplici documenti di lavorazione. Uno degli errori più comuni nel campo della gestione dei digital asset infatti, è quello di conservare ogni cosa: questo genera confusione e in molti casi aumenta considerevolmente i costi di archiviazione e gestione. Oltre a gestire quello che si trova all’interno dell’azienda per organizzarlo, questa è una buona occasione per evitare di ripetere gli errori in futuro, stabilendo una politica di conservazione dei documenti. Un inventario degli asset è un buon punto di partenza.

Creiamo delle linee guida per l’uso e la gestione degli asset

Questo aspetto riguarda soprattutto gli asset destinati a circolare: progetti, white paper, documentazione tecnica, ma anche comunicati stampa, logo, e in generale le opere di intelletto prodotte dalla nostra azienda.

Indicare alle persone come, quando e a che titolo possono essere utilizzate le diverse risorse, ed eventualmente anche dove reperirle, aumenta l’efficienza e riduce il rischio di diffusione incontrollata di materiali riservati o non definitivi. Nel caso di asset di particolare rilevanza, avere una politica di gestione e diffusione ci consentirà di tutelare la nostra azienda anche in sede legale o disciplinare.

Costruiamo un sistema di classificazione

Come abbiamo accennato, la disorganizzazione è uno dei problemi principali che riguardano il digital asset management. In molti casi deriva dal fatto che non esiste e non è mai esistito un metodo di classificazione. Il consiglio principale in questo caso è di costruirlo sulla base delle esigenze dell’azienda: non esiste infatti un sistema che sia in assoluto corretto o errato. Per alcune realtà può essere sufficiente un solido sistema di suddivisione in cartelle e una politica funzionante per i nomi dei file, in altri casi può essere necessario un vero e proprio sistema di classificazione. L’importante è assicurarsi che il metodo usato sia compreso e accettato da tutte le persone che vi contribuiscono.

Garantiamo le versioni giuste

Lo abbiamo sperimentato quasi tutti almeno una volta, magari in contesti più banali, se abbiamo sentito frasi come l’indirizzo sulla carta intestata è quello vecchio oppure questa non è la versione più recente del logo. Assicuriamoci che per ciascun materiale, da quelli più strutturati a quelli più banali, esista una e una sola versione disponibile e che sia quella corretta da utilizzare.

Garantiamo l’accesso ai repository

Infine un tema fondamentale è quello della reperibilità dei materiali, che deve essere chiara e condivisa per tutti coloro che ne fanno uso. Se nella nostra realtà esistono linee guida aziendali, dovrebbero contenere anche le indicazioni sull’uso corretto delle risorse digitali, comprese, per esempio, le istruzioni per raggiungerle sul Cloud. Inoltre, soprattutto nelle fasi preliminari della nostra strategia di digital asset management, assicuriamoci di implementare un corretto sistema di permessi che consenta l’accesso puntuale a chiunque ne abbia bisogno.