Le tecnologie di comunicazione aziendale stanno cambiando sempre più rapidamente, ma per fortuna alcune si consolidano. Ecco alcuni dei cambi di paradigma più interessanti degli ultimi anni

La comunicazione aziendale oggi deve tenere conto delle innovazioni digitali nate per semplificare, ottimizzare e migliorare la gestione dei rapporti interni ed esterni. Già negli anni passati, infatti, il lavoro è passato dalla scrivania tradizionale a quella digitale. Ma se c’è una cosa che chi si muove nel mondo della comunicazione ha imparato è che il cambiamento è sempre presente, e sempre più rapido. Ecco perché, di tanto in tanto, è indispensabile fare il punto sulle novità del mondo della comunicazione: “perdersi” un cambiamento, e di conseguenza perdere competitività, oggi è molto più facile che in passato.

Come sono cambiate le pubbliche relazioni

Le pubbliche relazioni per le aziende hanno subìto una profonda trasformazione dal passaggio tra offline ed online e, oggi, a più di dieci anni dall’arrivo dei social network, si sono consolidate in forme nuove e decisamente più dirette.

Se volessimo tracciarne le principali differenze potremmo dire che mentre le pubbliche relazioni pre-social venivano curate su media tradizionali altamente “controllati” oggi ogni informazione riguardante un’azienda passa anche attraverso ciò che viene comunicato dalle persone che ne fanno parte. Ecco perché anche le figure di spicco di un’azienda sono tenute ad aver cura dei canali con i quali si espongono in rete.

In altre parole, la costruzione di spot, comunicati stampa o presenza sui media tradizionali era curata ad hoc e trasmessa su “mezzi unidirezionali”, per i quali la persona assisteva in modo passivo, senza facoltà di rispondere o interagire. Spot televisivi o radiofonici così come comunicati e pubblicità sui media cartacei, infatti, non consentono alle persone di rispondere, condividere o commentare come accade da anni sui social.

Oggi gli utenti interagiscono in tempo reale con le aziende per cui è diventato piuttosto semplice risalire direttamente al CEO di un’organizzazione, magari andando alla ricerca dl suo profilo Twitter o Instagram. Di conseguenza la gestione della reputazione di un’azienda deve tener conto sia dei canali tradizionali che di quelli digitali dove si consumano gran parte delle relazioni tra persone attraverso interazioni più mirate, dirette ed istantanee. Senza dimenticare che, soprattutto negli ultimi anni, la barriera fra il mondo personale e quello professionale si è fatta sempre più sottile, in particolare nelle dichiarazioni rilasciate sui social.

Per questo motivo, già da tempo molte realtà enterprise includono negli accordi con gli addetti anche un determinato uso dei social media (anche, per esempio, diversi club di calcio), seguite a ruota da un numero sempre maggiore di aziende.

Le tecnologie di comunicazione aziendale nel marketing

È per questo che sono cambiati anche i modi con cui le aziende comunicano con il proprio pubblico di riferimento. Dopotutto basta guardare un vecchio spot pubblicitario degli anni novanta e compararlo con uno qualsiasi tra quelli odierni per comprendere le differenze di mezzo, tecnica, linguaggio e strumenti.

La grande esposizione a pubblicità e contenuti in cui siamo immersi ogni giorno ci ha portati a cambiare anche il modo con cui compiamo scelte di acquisto. Per esempio, se un tempo ascoltavamo consigli di amici o parenti fidati e poi ci dirigevamo fisicamente presso il punto vendita oggi ci prendiamo tutto il tempo necessario per ottenere informazioni online, contattando direttamente il brand o passando in rassegna le recensioni.

Ecco perché le aziende investono risorse importanti per mettere a disposizione delle persone canali di comunicazione diretta, tra cui le chat istantanee, che certamente contribuiscono a migliorare l’immagine dell’azienda e, dunque, anche le pubbliche relazioni.

Quali sono le tecnologie che favoriscono la comunicazione in azienda?

Vediamo quali sono le tecnologie di comunicazione aziendale utilizzate oggi dalle aziende per comunicare in modo efficace e favorire un rapporto migliore, diretto e trasparente sia internamente che verso l’esterno.

Conferenze in remoto/riunioni virtuali

Con le connessioni a banda larga ed ultralarga oggi le riunioni da remoto sono all’ordine del giorno. Video chat, conferenze e persino interventi o lezioni possono essere svolte agilmente dietro uno schermo facendo risparmiare alle aziende ingenti somme che, tradizionalmente, venivano spese per gli spostamenti.

Scansione di immagini

Dal cartaceo al digitale il passaggio non ha fatto altro che semplificare tutte le più comuni necessità quotidiane di un’azienda. Fatture, brief, rendiconti ma anche moduli per la formazione e comunicazioni interne passano tutte attraverso il formato digitale. Anziché dipendere dalla consegna, conservazione e consultazione fisica dei documenti aziendali oggi è possibile archiviare tutto in cloud riducendo considerevolmente i costi di stampa e quelli di gestione.

Tag di identificazione a radiofrequenza

Uno dei principali miglioramenti in ottica digitale per la comunicazione aziendale è quello che riguarda i cosiddetti RFID, ovvero tag di identificazione a radiofrequenza. Questi non sono altro che piccoli chip reagenti a onde radio che interpretano dati codificati con cui le aziende tengono traccia in modo preciso e istantaneo di documenti, beni e materiali interni. Usati soprattutto nella logistica, trovano spazio sempre più spesso anche in contesti promozionali.

Alcuni vantaggi dell’uso della tecnologia nella comunicazione aziendale

È ovvio che i vantaggi derivanti dall’uso della tecnologia per comunicare in azienda sono molteplici, soprattutto in termini di risparmio, ottimizzazione e miglioramento della produttività. Qui di seguito una breve panoramica dei principali benefici.

1.      Comunicazione in tempo reale

Le comunicazioni in tempo reale tramite software e applicazioni pensate proprio per le aziende favoriscono l’immediatezza ma anche la tracciabilità dei messaggi. In questo modo è facile entrare rapidamente in contatto con collaboratori, partner e clienti ma lo è anche reperire documenti, informazioni e riferimenti in modo facilitato.

2.     Produttività anche da remoto

Il principale vantaggio delle innovazioni nella comunicazione aziendale è costituito dalla possibilità di mandare avanti il lavoro anche da remoto. Questo riduce i tempi di spostamento per raggiungere la sede aziendale e favorisce la produttività interna attraverso software pensati per rendere il lavoro “agile”. Di conseguenza l’azienda risparmia ingenti risorse energetiche ed economiche e dispone di maggiori margini budget da investire sui punti di forza ad alto potenziale di crescita.

3.     Miglioramento della sicurezza

L’innovazione porta con sé sicurezza, accuratezza e precisione. Oggi i programmi in utilizzo dalle aziende per la comunicazione interna sono garantiti da protocolli rigidi che garantiscono la ricezione sicura e immediata di ogni tipo di messaggio e informazione.

4.    Sostenibilità

Tra i vantaggi dell’uso delle nuove tecnologie per la gestione della comunicazione aziendale c’è sicuramente l’aspetto della sostenibilità di queste opportunità. Meno carta, meno stampe ma anche meno carburante sono solo la punta dell’iceberg dei risparmi e del ridotto impatto ambientale derivanti dal nuovo mercato del lavoro.

5.     Migliori rapporti con i clienti

Infine, grazie alle nuove tecnologie le aziende hanno avuto la possibilità di creare un rapporto diretto con i propri clienti. Questo consente loro di rispondere in modo istantaneo e facendoli sentire subito accolti, compresi e assistiti.