Coordinare le risorse Marketing è fondamentale per ottimizzare la propria comunicazione sui vari canali online e offline. Scopriamo qualcosa in più.
Assicurarsi che tutto il team sia allineato, coordinato con tutte le attività e le scadenze e che tutta la comunicazione sia strutturata e pianificata al meglio può davvero fare la differenza nella vita di un’azienda. L’organizzazione del team marketing è un aspetto fondamentale per crescere, soprattutto per i grandi gruppi o per le aziende che desiderano presidiare più canali di comunicazione, e che dunque richiedono un impiego di risorse e di energie maggiori. In questo articolo facciamo il punto su come gestire la comunicazione e coordinare le risorse dedicate al marketing e alla comunicazione al meglio, trasformandole in un team efficiente.
Perché è importante coordinare le risorse
Come abbiamo detto in apertura, spesso comunicare online è sinonimo di sforzi considerevoli per quello che concerne la fase creativa, la fase di pianificazione infine la fase operativa di quello che è il piano di comunicazione di un’azienda.
Analisi e strategie, presidio dei canali social, del sito web o del blog aziendale, campagne pubblicitarie online e offline, organizzazione eventi, creazione dei contenuti e via dicendo: ognuna di queste attività coinvolge diversi reparti e ruoli professionali differenti. Art director, copywriter, media buyer, developer, social media manager e così via: tutte le figure devono essere allineate e coordinate al fine di cooperare e lavorare come se fossero un unico organismo con vita propria. Solo in questo modo la comunicazione può risultare efficace e si possono evitare rallentamenti o addirittura gravi errori che potrebbero compromettere la brand authority.
Gestire le risorse marketing: strumenti utili
Come si suol dire, tra il dire e il fare c’è di mezzo un mare. Se dunque in teoria potrebbe risultare tutto piuttosto chiaro, organizzare le risorse al meglio durante le attività di tutti i giorni non è sempre una passeggiata.
Un modo per coordinare al meglio tutto il team è sicuramente strutturare un sistema di comunicazione interna efficace, basato su software e programmi che possano aiutare tutte le figure coinvolte. Un esempio può essere Google Drive, strumento utilissimo per passarsi progetti, cartelle o condividere altri file che siano accessibili a tutti.
Per comunicare, invece, occorre affidarsi a uno strumento di gestione del lavoro per sincronizzare tutto il team, come ad esempio Asana, che permette di creare micro-team che possono condividere progetti, idee o anche scadenze, oppure Notion, dove è possibile creare cartelle con task, descrizioni e associare singoli membri del team a un particolare compito.
Fra i tool più utilizzati non manca poi Slack, un modo per comunicare rapido e organizzato, e che permette di non perdersi nessun messaggio importante e di essere tempestivi nelle risposte a differenza di messaggi o, peggio chat WhatsApp, dove il rischio è di perdersi passaggi importanti.
In ultima analisi, tuttavia, lo strumento scelto può essere secondario: l’importante è che sia utilizzato da tutto il team in maniera puntuale e che offra un minimo di funzionalità di base come, per esempio, la possibilità di recuperare agilmente una vecchia conversazione, scorrere gli allegati, gestire scadenze e così via. Ma anche il migliore degli strumenti risulta inutile se il suo utilizzo non è profondamente metabolizzato dalla squadra. Questo ci porta al punto successivo.
Oltre ai tool, sicuramente serve anche una figura interna, che può essere un responsabile marketing, che abbia una visione a 360° su strategie, obiettivi e modalità, e che dunque sia in grado di delegare compiti importanti ai singoli membri del team marketing e verificare anche il corretto svolgersi delle operazioni, anche quelle di comunicazione interna.
Affidarsi a un’agenzia di marketing esterna conviene?
Insomma, il quadro che emerge dalla situazione è piuttosto chiaro e definito: un’azienda che vuole avere un team marketing interno non deve solo preoccuparsi di assumere risorse e formare un team di professionisti, ma anche mettere i singoli nelle condizioni migliori per raggiungere gli obiettivi di crescita che ci si è prefissati.
Proprio per questo spesso ci si affida ad agenzie esterne di professionisti che curino tutta la parte marketing in outsourcing: in questo modo non solo non diventa più necessario avere delle risorse interne, ma ci si potrà anche dimenticare di tutta la parte di coordinamento, affidandosi completamente all’agenzia che metterà a disposizione dell’azienda il miglior team marketing.
Tramite un account l’agenzia coordinerà il proprio reparto marketing con i manager aziendali e fornendo report sulle varie attività potrà mostrare tutti i risultati ottenuti dalle strategie di comunicazione applicate.
