Organizzare un webinar è diventato il modo più pratico per rimanere in contatto con i clienti e il personale. Ecco come fare. 

Le occasioni di formazione e socializzazione online sono state sdoganate dalla situazione internazionale e proprio per questo organizzare un webinar è diventato un modo accettato e riconosciuto per rimanere in contatto, fare formazione e costruire opportunità.
A volte però davanti alla prospettiva di usare questo potente strumento alcune aziende si sentono frenate dal timore di dover affrontare scogli tecnici o complicate configurazioni.

La buona notizia è che non è così. Prima di tutto perché oggi esistono ottime piattaforme che si gestiscono molto facilmente e poi perché uno dei pochi vantaggi della situazione contingente è che ha eliminato molte sovrastrutture, eliminando la falsa convinzione che alcune piattaforme siano inadeguate.

I requisiti di una piattaforma webinar

Prima di tutto facciamo chiarezza: la definizione di Webinar nasce dall’unione delle parole Web e Seminar. Semplicemente, “seminario online”. Ed esattamente come nella realtà esistono molte modalità diverse per realizzare un seminario, anche online esistono molti modi per organizzare un webinar.  

Tuttavia, ci sono diverse funzioni che una piattaforma dovrebbe avere, per poter essere usata per la realizzazione di webinar.

Prima di tutto, deve poter permettere la partecipazione via audio e video, ma questo nel 2020 è piuttosto scontato. 

Poi, deve permettere quantomeno la condivisione dello schermo da parte del relatore o dei relatori: meglio ancora se è possibile condividere anche un singolo programma. 

Infine, devono essere presenti degli strumenti di moderazione che permettano, per esempio, di chiudere il microfono a chi lo dimentica o nei casi peggiori di allontanare dalla riunione alcuni partecipanti.

Infine, l’ideale sarebbe che la procedura per i partecipanti sia il più snella possibile. Idealmente dovrebbe bastare un click su un collegamento e, al massimo, una breve registrazione. 

Oltre a questi requisiti fondamentali, potrebbero esserci utili la possibilità di registrare il webinar e uno strumento di discussione o chat fra i partecipanti, utile anche per fornire eventuali collegamenti o altri riferimenti a supporto.

Organizzare un webinar semplicemente: forse abbiamo già gli strumenti

Prima di metterci alla ricerca di piattaforme altamente specializzate, la cosa migliore che possiamo fare è quella di controllare fra le risorse aziendali. In alcuni casi infatti il necessario potrebbe già trovarsi fra le nostre risorse, o essere accessibile gratuitamente. Molte suite per l’ufficio e alcuni altri servizi infatti dispongono già di strumenti interni di videoconferenza, che si adattano perfettamente a webinar di medie dimensioni. Fra tutti ricordiamo che sia Google Workspace sia Microsoft Office 365 dispongono in molti casi di strumenti adeguati; li presentiamo brevemente.

I migliori strumenti per organizzare webinar rapidamente

Come abbiamo accennato, ci sono strumenti pensati per le conference call e le riunioni online che si adattano perfettamente alla creazione di webinar. L’unico limite che potrebbe frenarci è quello del numero di partecipanti che tuttavia ci permette di ospitare alcune decine, o poche centinaia di persone, più che sufficienti per moltissime esigenze.

Google meet

Fra le piattaforme che ci permettono di gestire webinar in modo facile senza dubbio quella di Google ha alcune interessanti peculiarità. Prima di tutto non richiede l’installazione di nulla, visto che funziona direttamente dal browser, poi è disponibile anche in versione gratuita. Tuttavia, per avere accesso ad alcune funzioni avanzate è necessario disporre della versione enterprise di Google Workspace.
Per il resto, dispone di tutti gli strumenti necessari per una basilare gestione delle persone, e la possibilità di “collaudarlo” anche gratuitamente è senza dubbio interessante.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno strumento che ha conosciuto un successo e uno sviluppo incredibile nell’ultimo anno. Definirlo uno strumento per videochiamate e webinar è piuttosto riduttivo, visto che offre una vasta gamma di strumenti di collaborazione aziendale, ma supporta anche un potente sistema di conference call. Il programma completo funziona attraverso un client, ma è possibile generare indirizzi web per riunioni aperte che possono essere usate molto facilmente come webinar. La versione gratuita è piuttosto limitata, ma se consideriamo la diffusione di Office 365, è molto probabile che la nostra azienda disponga già di una versione a pagamento. 

Zoom Meetings

Se questo servizio è stata la prima scelta di molti nell’anno in cui le videoconferenze e i webinar sono diventati popolari, c’è una ragione. La piattaforma è affidabile e semplice da usare, anche se richiede l’installazione di un client proprietario, e la qualità di audio e video è davvero notevole. Fra i prodotti proposti è l’unico a non essere già integrato in un pacchetto. La versione gratuita è troppo limitata per offrire un webinar professionale, ma più che sufficiente per fare tutte le prove tecniche del caso prima di procurarsi un abbonamento.

Piattaforme alternative per webinar “diversi”

Se c’è una cosa che gli ultimi mesi ci hanno insegnato, è che per ottenere risultati bisogna saper pensare fuori dagli schemi, qualità molto apprezzabile soprattutto in un periodo contingente come questo.

Allora, perché non estendere questa filosofia anche ai webinar? In questo caso una semplice occhiata agli strumenti già utilizzati con successo per altri scopi può esserci di grande aiuto nell’organizzazione di un webinar di successo.

Per esempio, i canali YouTube hanno la possibilità, con una semplice attivazione, di avviare lo streaming dal vivo. La possibilità di interagire in questo caso è garantita dagli strumenti di community di YouTube, e inoltre è possibile registrare direttamente quello che viene trasmesso.

Ma se vogliamo qualcosa di ancora più innovativo, possiamo organizzare il webinar su Facebook, utilizzando la funzione Facebook live che permette, appunto, di trasmettere su un profilo o su una pagina. Anche in questo caso la funzione non è strettamente pensata per webinar, ma può essere utilizzata anche per questo scopo, offrendo un sistema nuovo e interessante per condurre un webinar.

In entrambi i casi per ottenere risultati professionali potrebbe essere necessario utilizzare software aggiuntivi, ma ai minimi termini un computer con una webcam di buona qualità ci può permettere di realizzare webinar basilari senza grandi sforzi tecnici.