Organizzare eventi online
Come organizzare eventi online: la strada per il successo

Per organizzare eventi online servono pianificazione e una buona gestione, oltre agli strumenti giusti.

Nelle ultime settimane abbiamo parlato a lungo di Webinar, dalle piattaforme all’organizzazione. Anche se questi sono probabilmente la parte preminente degli eventi online, non si tratta dell’unico modo per coinvolgere il nostro pubblico attraverso la Rete. Organizzare eventi online di successo è possibile seguendo molte strade, non così diverse da quelle degli eventi in presenza.

Per esempio, se vogliamo presentare un prodotto o un servizio, la scelta di una piattaforma di webinar potrebbe non essere ideale, mentre una diretta su un social media o sul proprio sito potrebbe portare risultati migliori.
Se invece abbiamo in mente un evento aperto, di networking, allora potremmo pensare di utilizzare semplici piattaforme di meeting, prevedendo un nostro moderatore all’interno di ogni stanza. Ma, come abbiamo accennato, l’aspetto tecnologico è solo una parte dell’organizzazione di un evento online. 

Organizzare eventi online: la preparazione è tutto

Organizzare eventi online

Per organizzare un evento online non è sufficiente fissare una data a calendario ed essere sicuri di avere i materiali, anzi. Il lavoro di preparazione è la parte prominente. Per fare una analogia semplice ma sempre attuale, l’evento online in sé è la proverbiale punta dell’iceberg. Il grosso del lavoro che dovremo fare infatti sarà dietro le quinte. Ma andiamo con ordine. 

Definiamo il pubblico e gli obiettivi

Come prima cosa, decidiamo il nostro pubblico di riferimento e soprattutto l’obiettivo dell’evento. Cosa vogliamo comunicare? A chi vogliamo comunicarlo? L’obiettivo che andremo a prefissare dovrà essere chiaro e dettagliato, anche se è apparentemente covvio. Per esempio, se intendiamo presentare un nuovo prodotto o servizio, dovremmo decidere anche se lo scopo dell’evento sarà quello di informare, fare formazione oppure acquisire lead o prospect. Questo ci aiuterà a definire i passaggi successivi.
Analogamente, è indispensabile definire il pubblico. Rimanendo sull’esempio precedente, il nostro evento sarà rivolto ai clienti, ai potenziali clienti oppure ai partner commerciali? Anche in questo caso, avere le idee chiare ci aiuterà nei passaggi successivi.

Un consiglio: nel definire il target dovremmo anche tenere presente la padronanza degli strumenti tecnologici, almeno in media, in modo da scegliere una piattaforma che permetta a tutti di ottenere la migliore esperienza. 

Creiamo un piano dei lavori, un programma e prepariamo gli inviti

Competition ha una lunga storia nell’organizzazione di eventi, in presenza e online. Quello che abbiamo scoperto è che il modo più efficace di organizzare un evento online è quello di trattare gli aspetti organizzativi come avviene per gli eventi in presenza. Un errore piuttosto comune, infatti, è quello di progettare gli eventi online come se fossero più semplici, o implicassero meno responsabilità, rispetto a quelli online. 

Per gestire il tutto nel migliore dei modi, costruiamo un piano lavori che preveda tutte le fasi: dalla creazione dei materiali alla preparazione dei relatori o dei docenti, fino agli inviti, con il giusto margine di manovra anche per gli imprevisti. Questo ci permetterà di ipotizzare una data realistica, tenendo anche conto del preavviso che dovremo dare agli invitati. 

Dobbiamo porre grande attenzione anche alla preparazione degli inviti, che dovranno essere realizzati con cura e attenzione. 

Infine, dettagliamo il programma, in modo che i partecipanti sappiano bene cosa aspettarci, e soprattutto per avere a disposizione una scaletta che ci sarà utile per tenere le redini dell’evento. All’interno del programma ricordiamoci di definire anche il format dell’evento, cioè se si tratterà di un webinar, di una diretta, di una conferenza aperta e così via. 

Come intendiamo promuovere l’evento?

In questo specifico caso, usiamo il termine promozione per indicare tutto quello che dovremo fare per far conoscere l’evento. Questo naturalmente cambia in funzione di pubblico e obiettivi. Per esempio, la presentazione di un nuovo prodotto al grande pubblico avrà quasi sicuramente bisogno di una attività di marketing e pubblicità collegata, mentre nel caso della presentazione dello stesso prodotto al team commerciale potrebbe essere sufficiente la chiamata diretta ai contatti interni.
In ogni caso prevediamo un sistema di registrazione e conferma della presenza e soprattutto ricordiamoci di organizzare una campagna di recall qualche giorno prima dell’evento. 

Infine ricordiamoci di monitorare l’andamento delle adesioni, in modo da poter gestire eventuali aggiustamenti per raggiungere il numero minimo o non superare quello massimo di partecipanti. 

Identifichiamo la piattaforma

Abbiamo già parlato a lungo delle piattaforme tecnologiche. Scegliamola tenendo conto sia delle nostre esigenze, sia del pubblico di riferimento. Ricordiamoci di specificarla negli inviti: così sarà più facile per gli invitati arrivare pronti. 

Le persone al centro

Organizzare eventi online

Se in un evento dal vivo la scelta di relatori e moderatori è fondamentale, in un evento online è indispensabile fare le scelte giuste. Ma non solo: oltre a identificare relatori, moderatori ed eventuali presentatori, è necessario che tutti ricevano un briefing

Oltre che per ragioni ovvie come la gestione dei tempi e il tone of voice dell’evento, anche per assicurarci che tutti i supporti utilizzati (presentazioni, video, documenti) funzionino con la piattaforma che abbiamo scelto e che tutte le persone coinvolte la sappiano usare con confidenza, in particolare se è prevista la partecipazione remota.
In questo caso potrebbe essere necessario coinvolgere i rispettivi responsabili e referenti IT per dirimere eventuali problemi legati a software e connettività.

Finalmente, arriva il giorno dell’evento online

Se abbiamo fatto tutto a regola d’arte, l’evento dovrebbe svolgersi senza intoppi. Per maggiore sicurezza tuttavia assicuriamoci che la scaletta sia nota e condivisa e che le tempistiche siano rispettate.

Una buona idea è quella di stabilire un canale di comunicazione alternativo con moderatori, presentatori e relatori, in modo da poterli avvisare tempestivamente in caso di imprevisti. Dal più banale “l’audio è disattivato” fino a “la connessione è debole” oppure “ci sono domande a cui rispondere”, è bene che tutte queste comunicazioni non siano veicolate attraverso i canali dell’evento, per non creare un “rumore di fondo” che rischia di distrarre i partecipanti, e in ogni caso restituisce una sensazione di poca professionalità.

Anche in questo caso non è necessario avere a disposizione particolari servizi o infrastrutture. In molti casi un gruppo su una App di messaggistica è più che sufficiente: l’importante è che tutte le persone coinvolte sappiano di doverlo controllare durante l’evento.

Organizzare eventi online

Cosa fare dopo l’evento online?

Uno degli aspetti più interessanti degli eventi online è che offrono maggiori opportunità di follow-up rispetto a quelli dal vivo. Ci sono moltissimi strumenti che ci permettono di potenziare l’efficacia dell’evento. Per esempio, possiamo renderlo disponibile on-demand sul sito o i canali ufficiali dell’azienda, ma anche richiedere feedback, per esempio attraverso form e questionari online, oppure inviare slide, video e documenti ai partecipanti per fornire un ulteriore richiamo sul tema dell’evento dopo qualche giorno.

Piattaforme webinar gratuite
Le migliori piattaforme webinar gratuite per organizzare eventi online

Le piattaforme webinar gratuite sono l’ideale per le aziende che vogliono affrontare gli eventi online in modo professionale, ma con cautela negli investimenti.

Organizzare Webinar oggi è un business accessibile a tutti. Alcune realtà ne hanno fatto la loro attività primaria, ma il potenziale non è certo esaurito. I webinar infatti possono diventare anche uno strumento di engagement potentissimo, sia per acquisire nuovi clienti, sia per fidelizzare quelli con i quali abbiamo già rapporti. Ma se vengono usati per questo scopo, devono poter essere organizzati con un occhio di riguardo per il budget. In questo possono esserci di aiuto le piattaforme webinar gratuite, che ci permettono di gestire la formazione online in modo professionale, ma con la giusta attenzione ai costi. 

Le migliori piattaforme webinar gratuite: perché sceglierle

Prima di tutto, una doverosa premessa: in realtà le piattaforme per webinar gratuite sono praticamente inesistenti. Questo perché anche quelle più convenienti in realtà hanno adottato il modello di business freemium, in cui il servizio viene fornito gratuitamente nella sua versione base, mentre i servizi avanzati sono a pagamento.
Tuttavia i servizi elencati in questo articolo hanno un’offerta base più che interessante che ci permetterà comunque di offrire un buon livello di servizio senza costi, per poi decidere, qualora ce ne sia la necessità, di procedere con una versione a pagamento una volta raggiunti i primi risultati. 

Per la verità i servizi per organizzare webinar sono molto più numerosi. Ma la maggior parte degli altri offre una prova gratuita a tempo di 7, 14 o 30 giorni. Un tempo davvero troppo limitato per gestire anche un solo webinar, in particolare per le aziende che muovono i primi passi in questa attività. Il meccanismo Freemium invece non ha limiti di tempo, ma esclusivamente di funzionalità. Il che è perfetto per fare le prime prove, e in molti casi anche per continuare a fornire il servizio, senza il rischio di far scadere il periodo di prova. 

I servizi webinar gratuiti più interessanti

Per suggerire le piattaforme per webinar abbiamo utilizzato i criteri di cui sopra, aggiungendo alcune osservazioni derivanti dalla solidità della piattaforma, dalla sua fama e in generale dalle esperienze degli utenti che le utilizzano.

GoBrunch

Iniziamo questo breve elenco con un apparente outsider: GoBrunch infatti non è particolarmente celebre, almeno in Italia, ma dispone della più interessante offerta gratuita. Con una semplice iscrizione infatti abbiamo la possibilità di creare webinar per 409 persone, senza limiti di tempo. GoBrunch dispone di tutte le funzioni principali per creare un webinar, compresa la condivisione dello schermo, la possibilità di condividere documenti, e gli strumenti di moderazione. Infine, non richiede l’installazione di applicazioni: funziona direttamente attraverso il browser

Piattaforme Webinar Gratuite GoBrunch

My Own Conference

Se cerchiamo una soluzione essenziale ed efficace, My Own Conference è senza dubbio una delle più interessanti. Offre tutti gli strumenti di base per l’organizzazione professionale di webinar: landing page, sondaggi e questionari e la possibilità di rivedere i seminari in differita, per esempio.
Non ci sono molti strumenti per la gestione della stanza, ma se consideriamo che anche nella versione a pagamento è una delle soluzioni più economiche, ci rendiamo conto che è una piattaforma di sicuro interesse. La versione gratuita limita ogni webinar a 20 persone

Piattaforme Webinar Gratuite My Own Conference

Elastic Webinar

Altra piattaforma relativamente nuova, Elastic Webinar punta molto su un aspetto moderno e “smart”. Dispone di un potente strumento di creazione automatica dei webinar, che può essere personalizzato ma permette anche una creazione rapida efficace. 

La versione gratuita limita i partecipanti a dieci per ogni sessione.

Piattaforme Webinar Gratuite Elastic Webinar

Livestorm

se cerchiamo un prodotto che abbia come caratteristica principale la flessibilità e la possibilità di personalizzazione, allora rivolgiamoci a Livestorm. Permette una personalizzazione completa del funnel del webinar, inoltre dispone di un strumento per la gestione del flusso di lavoro efficace e personalizzabile. 

La versione gratuita permette di creare sessioni con un massimo di 10 persone, della durata di 20 minuti

Piattaforme Webinar Gratuite Livestorm

Cisco Webex

Chiudiamo questa breve rassegna con un decano dei servizi per videoconferenza: Webex di Cisco. Come abbiamo detto, si tratta principalmente di uno strumento per videoconferenze, ma è abbastanza flessibile da poter essere usato anche per la gestione di webinar, anche in funzione dei suoi limiti “generosi”. La versione gratuita invece permette la gestione di incontri da 100 persone, della durata di 50 minuti e offre tutte le funzionalità di base della piattaforma. Che per la verità sono più di quelle complete di alcune altre App. 

Piattaforme Webinar Gratuite Webex Cisco

Pronte per l’evoluzione

Il mercato oggi offre decine di applicazioni diverse per l’organizzazione di webinar. Come abbiamo detto, in questo articolo abbiamo scelto di elencare quelle che offrono le migliori opportunità per avviare questa attività, conservando il budget per l’organizzazione dell’evento e la creazione dei contenuti.
Nello stesso tempo, qualora le necessità e la richiesta si facessero significative, tutte offrono la possibilità di rimuovere i limiti e ottenere più funzionalità a costi tutto sommato limitati. 

Organizzare Webinar
Organizzare un webinar in modo facile e veloce: gli strumenti più pratici

Organizzare un webinar è diventato il modo più pratico per rimanere in contatto con i clienti e il personale. Ecco come fare. 

Le occasioni di formazione e socializzazione online sono state sdoganate dalla situazione internazionale e proprio per questo organizzare un webinar è diventato un modo accettato e riconosciuto per rimanere in contatto, fare formazione e costruire opportunità.
A volte però davanti alla prospettiva di usare questo potente strumento alcune aziende si sentono frenate dal timore di dover affrontare scogli tecnici o complicate configurazioni.

La buona notizia è che non è così. Prima di tutto perché oggi esistono ottime piattaforme che si gestiscono molto facilmente e poi perché uno dei pochi vantaggi della situazione contingente è che ha eliminato molte sovrastrutture, eliminando la falsa convinzione che alcune piattaforme siano inadeguate.

I requisiti di una piattaforma webinar

Prima di tutto facciamo chiarezza: la definizione di Webinar nasce dall’unione delle parole Web e Seminar. Semplicemente, “seminario online”. Ed esattamente come nella realtà esistono molte modalità diverse per realizzare un seminario, anche online esistono molti modi per organizzare un webinar.  

Organizzare Webinar

Tuttavia, ci sono diverse funzioni che una piattaforma dovrebbe avere, per poter essere usata per la realizzazione di webinar.

Prima di tutto, deve poter permettere la partecipazione via audio e video, ma questo nel 2020 è piuttosto scontato. 

Poi, deve permettere quantomeno la condivisione dello schermo da parte del relatore o dei relatori: meglio ancora se è possibile condividere anche un singolo programma. 

Infine, devono essere presenti degli strumenti di moderazione che permettano, per esempio, di chiudere il microfono a chi lo dimentica o nei casi peggiori di allontanare dalla riunione alcuni partecipanti.

Infine, l’ideale sarebbe che la procedura per i partecipanti sia il più snella possibile. Idealmente dovrebbe bastare un click su un collegamento e, al massimo, una breve registrazione. 

Oltre a questi requisiti fondamentali, potrebbero esserci utili la possibilità di registrare il webinar e uno strumento di discussione o chat fra i partecipanti, utile anche per fornire eventuali collegamenti o altri riferimenti a supporto.

Organizzare un webinar semplicemente: forse abbiamo già gli strumenti

Prima di metterci alla ricerca di piattaforme altamente specializzate, la cosa migliore che possiamo fare è quella di controllare fra le risorse aziendali. In alcuni casi infatti il necessario potrebbe già trovarsi fra le nostre risorse, o essere accessibile gratuitamente. Molte suite per l’ufficio e alcuni altri servizi infatti dispongono già di strumenti interni di videoconferenza, che si adattano perfettamente a webinar di medie dimensioni. Fra tutti ricordiamo che sia Google Workspace sia Microsoft Office 365 dispongono in molti casi di strumenti adeguati; li presentiamo brevemente.

I migliori strumenti per organizzare webinar rapidamente

Come abbiamo accennato, ci sono strumenti pensati per le conference call e le riunioni online che si adattano perfettamente alla creazione di webinar. L’unico limite che potrebbe frenarci è quello del numero di partecipanti che tuttavia ci permette di ospitare alcune decine, o poche centinaia di persone, più che sufficienti per moltissime esigenze.

Google meet

Fra le piattaforme che ci permettono di gestire webinar in modo facile senza dubbio quella di Google ha alcune interessanti peculiarità. Prima di tutto non richiede l’installazione di nulla, visto che funziona direttamente dal browser, poi è disponibile anche in versione gratuita. Tuttavia, per avere accesso ad alcune funzioni avanzate è necessario disporre della versione enterprise di Google Workspace.
Per il resto, dispone di tutti gli strumenti necessari per una basilare gestione delle persone, e la possibilità di “collaudarlo” anche gratuitamente è senza dubbio interessante.

Organizzare Webinar Google Meet

Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno strumento che ha conosciuto un successo e uno sviluppo incredibile nell’ultimo anno. Definirlo uno strumento per videochiamate e webinar è piuttosto riduttivo, visto che offre una vasta gamma di strumenti di collaborazione aziendale, ma supporta anche un potente sistema di conference call. Il programma completo funziona attraverso un client, ma è possibile generare indirizzi web per riunioni aperte che possono essere usate molto facilmente come webinar. La versione gratuita è piuttosto limitata, ma se consideriamo la diffusione di Office 365, è molto probabile che la nostra azienda disponga già di una versione a pagamento. 

Organizzare Webinar Microsoft Teams

Zoom Meetings

Se questo servizio è stata la prima scelta di molti nell’anno in cui le videoconferenze e i webinar sono diventati popolari, c’è una ragione. La piattaforma è affidabile e semplice da usare, anche se richiede l’installazione di un client proprietario, e la qualità di audio e video è davvero notevole. Fra i prodotti proposti è l’unico a non essere già integrato in un pacchetto. La versione gratuita è troppo limitata per offrire un webinar professionale, ma più che sufficiente per fare tutte le prove tecniche del caso prima di procurarsi un abbonamento.

Organizzare Webinar Zoom

Piattaforme alternative per webinar “diversi”

Se c’è una cosa che gli ultimi mesi ci hanno insegnato, è che per ottenere risultati bisogna saper pensare fuori dagli schemi, qualità molto apprezzabile soprattutto in un periodo contingente come questo.

Allora, perché non estendere questa filosofia anche ai webinar? In questo caso una semplice occhiata agli strumenti già utilizzati con successo per altri scopi può esserci di grande aiuto nell’organizzazione di un webinar di successo.

Per esempio, i canali YouTube hanno la possibilità, con una semplice attivazione, di avviare lo streaming dal vivo. La possibilità di interagire in questo caso è garantita dagli strumenti di community di YouTube, e inoltre è possibile registrare direttamente quello che viene trasmesso.

Ma se vogliamo qualcosa di ancora più innovativo, possiamo organizzare il webinar su Facebook, utilizzando la funzione Facebook live che permette, appunto, di trasmettere su un profilo o su una pagina. Anche in questo caso la funzione non è strettamente pensata per webinar, ma può essere utilizzata anche per questo scopo, offrendo un sistema nuovo e interessante per condurre un webinar.

In entrambi i casi per ottenere risultati professionali potrebbe essere necessario utilizzare software aggiuntivi, ma ai minimi termini un computer con una webcam di buona qualità ci può permettere di realizzare webinar basilari senza grandi sforzi tecnici.