Per organizzare eventi online servono pianificazione e una buona gestione, oltre agli strumenti giusti.

Nelle ultime settimane abbiamo parlato a lungo di Webinar, dalle piattaforme all’organizzazione. Anche se questi sono probabilmente la parte preminente degli eventi online, non si tratta dell’unico modo per coinvolgere il nostro pubblico attraverso la Rete. Organizzare eventi online di successo è possibile seguendo molte strade, non così diverse da quelle degli eventi in presenza.

Per esempio, se vogliamo presentare un prodotto o un servizio, la scelta di una piattaforma di webinar potrebbe non essere ideale, mentre una diretta su un social media o sul proprio sito potrebbe portare risultati migliori.
Se invece abbiamo in mente un evento aperto, di networking, allora potremmo pensare di utilizzare semplici piattaforme di meeting, prevedendo un nostro moderatore all’interno di ogni stanza. Ma, come abbiamo accennato, l’aspetto tecnologico è solo una parte dell’organizzazione di un evento online. 

Organizzare eventi online: la preparazione è tutto

Per organizzare un evento online non è sufficiente fissare una data a calendario ed essere sicuri di avere i materiali, anzi. Il lavoro di preparazione è la parte prominente. Per fare una analogia semplice ma sempre attuale, l’evento online in sé è la proverbiale punta dell’iceberg. Il grosso del lavoro che dovremo fare infatti sarà dietro le quinte. Ma andiamo con ordine. 

Definiamo il pubblico e gli obiettivi

Come prima cosa, decidiamo il nostro pubblico di riferimento e soprattutto l’obiettivo dell’evento. Cosa vogliamo comunicare? A chi vogliamo comunicarlo? L’obiettivo che andremo a prefissare dovrà essere chiaro e dettagliato, anche se è apparentemente covvio. Per esempio, se intendiamo presentare un nuovo prodotto o servizio, dovremmo decidere anche se lo scopo dell’evento sarà quello di informare, fare formazione oppure acquisire lead o prospect. Questo ci aiuterà a definire i passaggi successivi.
Analogamente, è indispensabile definire il pubblico. Rimanendo sull’esempio precedente, il nostro evento sarà rivolto ai clienti, ai potenziali clienti oppure ai partner commerciali? Anche in questo caso, avere le idee chiare ci aiuterà nei passaggi successivi.

Un consiglio: nel definire il target dovremmo anche tenere presente la padronanza degli strumenti tecnologici, almeno in media, in modo da scegliere una piattaforma che permetta a tutti di ottenere la migliore esperienza. 

Creiamo un piano dei lavori, un programma e prepariamo gli inviti

Competition ha una lunga storia nell’organizzazione di eventi, in presenza e online. Quello che abbiamo scoperto è che il modo più efficace di organizzare un evento online è quello di trattare gli aspetti organizzativi come avviene per gli eventi in presenza. Un errore piuttosto comune, infatti, è quello di progettare gli eventi online come se fossero più semplici, o implicassero meno responsabilità, rispetto a quelli online. 

Per gestire il tutto nel migliore dei modi, costruiamo un piano lavori che preveda tutte le fasi: dalla creazione dei materiali alla preparazione dei relatori o dei docenti, fino agli inviti, con il giusto margine di manovra anche per gli imprevisti. Questo ci permetterà di ipotizzare una data realistica, tenendo anche conto del preavviso che dovremo dare agli invitati. 

Dobbiamo porre grande attenzione anche alla preparazione degli inviti, che dovranno essere realizzati con cura e attenzione. 

Infine, dettagliamo il programma, in modo che i partecipanti sappiano bene cosa aspettarci, e soprattutto per avere a disposizione una scaletta che ci sarà utile per tenere le redini dell’evento. All’interno del programma ricordiamoci di definire anche il format dell’evento, cioè se si tratterà di un webinar, di una diretta, di una conferenza aperta e così via. 

Come intendiamo promuovere l’evento?

In questo specifico caso, usiamo il termine promozione per indicare tutto quello che dovremo fare per far conoscere l’evento. Questo naturalmente cambia in funzione di pubblico e obiettivi. Per esempio, la presentazione di un nuovo prodotto al grande pubblico avrà quasi sicuramente bisogno di una attività di marketing e pubblicità collegata, mentre nel caso della presentazione dello stesso prodotto al team commerciale potrebbe essere sufficiente la chiamata diretta ai contatti interni.
In ogni caso prevediamo un sistema di registrazione e conferma della presenza e soprattutto ricordiamoci di organizzare una campagna di recall qualche giorno prima dell’evento. 

Infine ricordiamoci di monitorare l’andamento delle adesioni, in modo da poter gestire eventuali aggiustamenti per raggiungere il numero minimo o non superare quello massimo di partecipanti. 

Identifichiamo la piattaforma

Abbiamo già parlato a lungo delle piattaforme tecnologiche. Scegliamola tenendo conto sia delle nostre esigenze, sia del pubblico di riferimento. Ricordiamoci di specificarla negli inviti: così sarà più facile per gli invitati arrivare pronti. 

Le persone al centro

Se in un evento dal vivo la scelta di relatori e moderatori è fondamentale, in un evento online è indispensabile fare le scelte giuste. Ma non solo: oltre a identificare relatori, moderatori ed eventuali presentatori, è necessario che tutti ricevano un briefing. 

Oltre che per ragioni ovvie come la gestione dei tempi e il tone of voice dell’evento, anche per assicurarci che tutti i supporti utilizzati (presentazioni, video, documenti) funzionino con la piattaforma che abbiamo scelto e che tutte le persone coinvolte la sappiano usare con confidenza, in particolare se è prevista la partecipazione remota.
In questo caso potrebbe essere necessario coinvolgere i rispettivi responsabili e referenti IT per dirimere eventuali problemi legati a software e connettività.

Finalmente, arriva il giorno dell’evento online

Se abbiamo fatto tutto a regola d’arte, l’evento dovrebbe svolgersi senza intoppi. Per maggiore sicurezza tuttavia assicuriamoci che la scaletta sia nota e condivisa e che le tempistiche siano rispettate.

Una buona idea è quella di stabilire un canale di comunicazione alternativo con moderatori, presentatori e relatori, in modo da poterli avvisare tempestivamente in caso di imprevisti. Dal più banale “l’audio è disattivato” fino a “la connessione è debole” oppure “ci sono domande a cui rispondere”, è bene che tutte queste comunicazioni non siano veicolate attraverso i canali dell’evento, per non creare un “rumore di fondo” che rischia di distrarre i partecipanti, e in ogni caso restituisce una sensazione di poca professionalità.

Anche in questo caso non è necessario avere a disposizione particolari servizi o infrastrutture. In molti casi un gruppo su una App di messaggistica è più che sufficiente: l’importante è che tutte le persone coinvolte sappiano di doverlo controllare durante l’evento.

Cosa fare dopo l’evento online?

Uno degli aspetti più interessanti degli eventi online è che offrono maggiori opportunità di follow-up rispetto a quelli dal vivo. Ci sono moltissimi strumenti che ci permettono di potenziare l’efficacia dell’evento. Per esempio, possiamo renderlo disponibile on-demand sul sito o i canali ufficiali dell’azienda, ma anche richiedere feedback, per esempio attraverso form e questionari online, oppure inviare slide, video e documenti ai partecipanti per fornire un ulteriore richiamo sul tema dell’evento dopo qualche giorno.