Per un’azienda è importante organizzare eventi e farlo con un focus sulla qualità piuttosto che puntare sulla quantità.

Sebbene il mondo digital e del web marketing sia diventato molto attrattivo per aziende, brand e realtà che vogliono comunicare al meglio, non bisogna mai dimenticare l’importanza del marketing offline e in particolare degli eventi.

Gli eventi sono il punto di contatto fra l’azienda e tutti gli altri attori che entrano in contatto con essa: clienti, potenziali clienti, reparti o collaboratori esterni o anche semplicemente meeting che coinvolgono solo risorse interne. In generale, quando parliamo di comunicazione offline, non possiamo prescindere dall’importanza di un evento, che permette a una realtà di farsi conoscere e di toccare con mano quali sono i propri prodotti, le proprie idee o i valori che propone.

Organizzare eventi: perché è meglio puntare sulla qualità

Organizzare un evento aziendale può essere occasione di incontro con nuovi clienti interessati, ma anche una convention con partner e collaboratori interni e esterni, o ancora un momento per dedicarsi a clienti già fidelizzati. Insomma, va da sé che esistono tantissimi tipi di eventi, ed è proprio per questo che risulta fondamentale sapersi focalizzare sulle tipologie più indicate per gli obiettivi dell’azienda che li organizza.

In parole povere, se si vogliono organizzare eventi e meeting aziendali, conviene puntare sulla qualità che sulla quantità. Organizzare uno, due o tre eventi all’anno piuttosto che uno al mese, concentrando il giusto effort e le risorse necessarie al fine di creare un evento di qualità, può essere molto più premiante.

In questo modo sarà possibile pianificare tutto nei minimi dettagli, dal budget alla realizzazione vera e propria, aumentando le possibilità di successo.

Come organizzare un evento aziendale

Ora che abbiamo chiara la teoria, passiamo alla pratica e vediamo qualche punto chiave per organizzare un evento di qualità

Il team

Il primo step consigliato per organizzare eventi che abbiano successo e siano efficaci sia per un’azienda che per il proprio target è sicuramente affidarsi a un’agenza pubblicitaria. Avere un team di professionisti dedicato, che lavori al concept dell’evento e alla sua realizzazione, è un punto fondamentale per un’organizzazione impeccabile.

Il Briefing

Stabilire che tipo di evento si andrà a organizzare è il primo passo per chiarire le idee al team e lavorare nella giusta direzione. Proprio da questo briefing nascerà l’evento e prenderà forma sia dal punto di vista creativo che tecnico: qual è l’obiettivo dell’evento e a chi è destinato? Come si svolgerà? Quale sarà la location più adatta ad ospitarlo? Partire da una serie di domande cruciali è un passo obbligato.

Format e storytelling

Una volta capito che tipologia di evento si andrà a organizzare, andrà definito un format. Un buffet aziendale è diverso da un release party, così come un meeting fra collaboratori differisce da un evento dove è previsto un public speech. Proprio per questo occorre stabilire il format e lo storytelling attraverso il quale sarà raccontato l’evento.

Budget

In tutto questo non va dimenticato il budget. Capire a quanto ammontano i fondi destinati all’evento determina praticamente tutto. In questa fase occorre valutare i costi legati a eventuali ospiti, buffet, gadget aziendali, location e così via.

Promozione dell’evento

Infine, una volta creata l’idea e studiata nei dettagli, bisognerà anche realizzare una strategia per diffondere l’evento. Social, mail, una landing page, flyer o cartelloni: occorre decidere su quali canali si vorrà diffondere e comunicare l’evento, stabilendo anche dei tempi, un budget pubblicitario e delle KPI da raggiungere.

Si passa all’azione

Come abbiamo visto da questa lista, organizzare un evento richiede un grande effort e solo dopo aver pianificato al meglio tutte queste attività è possibile entrare davvero nel vivo e cominciare a organizzare l’evento. Proprio per questo motivo conviene puntare sulla qualità che sulla quantità.