Il Webinar come strumento di marketing e formazione è una delle soluzioni più interessanti per attrarre, interagire ed educare il pubblico

Il termine webinar nasce dalla crasi, per usare il termine corretto, delle parole inglesi web + seminar, per indicare un seminario online che porta etimologicamente con sé il concetto di “formazione”. Come sappiamo, è un evento online cui si accede completamente da remoto su invito dell’organizzatore: questi provvede ad inviare agli interessati una mail contenente un link che permette all’utente di connettersi con una piattaforma prescelta dagli organizzatori dell’evento. Ma come migliorare l’engagement nei webinar? Prima di tutto cerchiamo di capirne le dinamiche.

L’evento può essere preregistrato o trasmesso in live streaming e vi si può accedere da ogni tipo di device.  Sicuramente la soluzione dal vivo è quella più performante per un’azienda poiché permette di interagirecon i partecipanti, in tempo reale, attraverso una chat line o la condivisione dello schermo con altri partecipanti.

Quali tipi di eventi possiamo gestire con questo strumento per aumentare l’engagement del webinar?

Comunicare bene un evento è il primo, fondamentale, passo per le aziende che vogliono incrementare il proprio business. I webinar sono fra gli strumenti che meglio concorrono al successo della comunicazione, dal momento che escono dal semplice e usuale canone della promozione per permettere un vero dialogo, a più livelli, con i contatti che si creano. Ecco un breve elenco dei possibili utilizzi:

• Speech formativi e didattica a distanza
• Conferenze stampa con giornalisti
• Convegni e tavole rotonde
• Presentazioni di nuovi prodotti
• Presentazione di risultati di ricerche e analisi di settore
• Speech istituzionali, come quelli governativi a cui assistiamo in casi eccezionali o durante le emergenze
• Workshop pratici e lab interattivi

In termini generali è un’ottima strategia è quella diutilizzarli per generare contatti, ossia fare Lead Generation. Questo perché si tratta di un tipo di comunicazione altamente professionale, rigorosa nella gestione dei dati e al tempo stesso dinamica e, come già detto, assolutamente interattiva. Questo, naturalmente, a condizione che questi requisiti siano rispettati. Un webinar di prodotto che è una semplice feature list, magari letta pari pari dal comunicato stampa, non ha naturalmente alcun valore. Peggio ancora se proponiamo fischi per fiaschi: un evento proposto come ricerca di settore o formazione professionale che poi diventa la promozione di un prodotto fa esattamente lo stesso effetto delle gite con vendita di pentole che andavano tanto di moda (perché poi?) fino a qualche anno va. E faranno percepire la nostra azienda in quel modo.

Webinar: vantaggi di un approccio interattivo

Un webinar è un evento di solito gratuito rivolto a soggetti esterni all’azienda (i clienti) o interni (i dipendenti). È un percorso “guidato” il cui risultato dovrebbe essere, con modalità diverse, una azione da parte di chi ne ha fruito. Che sia l’attivazione di una conversazione o una maggiore fidelizzazione nel caso di webinar rivolti a lead o clienti, oppure l’avvio di un cammino di formazione nel caso di dipendenti o collaboratori, la prima misura del successo di un webinar è l’azione successiva.

Sembra quasi paradossale ma tramite l’engagement un webinar può ottenere il coinvolgimento di un maggior numero di persone rispetto ad un evento di presenza: infatti i visitatori “risparmiano” anche sui tempi di spostamento, potendo assistere all’evento comodamente da casa, con la possibilità di interagire da remoto mediante una chat line o grazie alla condivisione dello schermo con gli altri partecipanti. Questo è senza dubbio il più grande vantaggio dei webinar e anche se è scontato è bene ricordarlo e sottolinearlo.

Ultimo punto da non sottovalutare: l’evento può essere registrato e rivisto on-demand all’occorrenza, anche da chi non avesse potuto parteciparvi durante la presentazione. In questo senso diventa anche un asset digitale dell’azienda, che può essere utilizzato in seguito.

Tutte queste caratteristiche concorrono ad aumentare le possibilità di interazione tra i partecipanti; tuttavia, non dimentichiamoci mai che l’interesse per l’evento dipenderà dai contenuti proposti e dal modo in cui il webinar verrà condotto.

Alcuni consigli pratici per migliorare l’engagement: come progettare contenuti accattivanti per favorire l’interazione con il pubblico.

Non esiste un metodo o una formula comprovata per creare contenuti accattivanti, ma vi sono molti suggerimenti condivisibili per creare articoli interessanti per il nostro pubblico. Abbiamo già parlato in passato dell’importanza della pianificazione per un servizio webinar, ma ricordiamo qui i passaggi fondamentali. Per prima cosa bisogna definire il target di riferimento, che naturalmente si aspetta da noi un contenuto di qualità, possibilmente originale, e realizzato con un linguaggio semplice e comprensibile.

Deve essere un contenuto che offra delle risposte ai problemi di chi ci seguirà, quindi, è necessario definire degli obiettivi, decidere l’argomento trattato e a quale tipo di pubblico si deve rivolgere: se i contenuti fossero sbagliati vanificheremmo tutti i nostri sforzi. Possiamo realizzare ottime slide grafiche per la presentazione e sbizzarrirci con la creatività utilizzando immagini, video, grafici e così via: il contenuto di esse deve essere chiaro, sintetico e con un’estetica coerente con l’azienda.

Il webinar deve seguire un filo logico: iniziare con un’introduzione che attiri l’attenzione dell’ascoltatore, per poi passare al corpo principale dell’argomento dove si entrerà nel vivo delle tematiche trattate. È bene arricchire la narrazione con esempi concreti e, all’occorrenza, stemperare il tutto con qualche passaggio più informale. Attenzione, tuttavia, a premere troppo sul pedale dello show, a meno che non si tratti di un evento appositamente studiato e realizzato da protagonisti in questo modo, per non incorrere nell’effetto contrario: se siamo un’azienda di tecnici che normalmente si relaziona con altri tecnici, è perfettamente normale che fra di noi non ci siano persone abituate a parlare davanti a una telecamera e un microfono. Meglio dimessi ma credibili piuttosto che troppo forzati. Evitiamo, insomma, l’effetto che i più giovani chiamano cringe.

Per migliorare l’engagement del pubblico possiamo mettere in campo alcune strategie interattive; anche di queste abbiamo già parlato, ma ricordiamo qui alcune delle idee più interessanti. Per esempio, l’uso di sondaggi e quiz coinvolge i partecipanti e stimola la riflessione favorendo un’interazione immediata, mentre le sessioni di domande e risposte (Q&A) danno modo al pubblico di partecipare direttamente alla discussione. La Chat interattiva consente di effettuare interventi in qualunque momento senza il pericolo di interruzioni o di dimenticarsi la domanda in attesa del proprio turno (non tutti sono abituati a prendere appunti!). Si possono creare sale di discussione dividendo la platea in piccoli gruppi che poi condivideranno le proprie conclusioni, oppure ancora fornire feedback in tempo reale su argomenti specifici o sull’intero evento per mantenere alta l’attenzione e adattare la presentazione alle esigenze del pubblico.

Analizzare i dati post-evento per migliorare le prestazioni

Il lavoro aziendale non finisce al termine dell’evento. Anzi, per molti versi possiamo identificare nel webinar la parte alta di un ipotetico funnel di conversione.  vediamo per punti come utilizzare i dati generati dal webinar:

1. Organizziamo i dati: i dati raccolti in tempo reale durante l’evento possono includere le informazioni relative al coinvolgimento dei partecipanti: quali argomenti hanno provocato maggiori interazioni tra gli utenti e i contenuti che hanno riscosso maggior interesse.
2. Analizziamo i Dati Chiave: l’analisi approfondita di questi dati permette di rivelare trend e pattern che ci possono aiutare a meglio comprendere il gradimento dei partecipanti e le aree che possono essere migliorate.
3. Prepariamo un rapporto dettagliato sulle performance dell’evento utilizzando questionari di feedback: chiediamo ai partecipanti cosa hanno apprezzato di più, cosa potrebbe essere migliorato e se hanno suggerimenti per il futuro.
4. Personalizziamo le Comunicazioni Post-Evento: utilizzando i dati raccolti durante il webinar, possiamo inviare, ad esempio, email di follow-up che riflettono gli interessi e le attività specifiche dei partecipanti durante l’evento.
5. Creiamo dei Contenuti fondati sui dati: analizzando gli argomenti risultati più popolari possiamo creare contenuti aggiuntivi per mantenere l’interesse dei partecipanti.

Valutando l’efficacia della nostra strategia grazie ai dati relativi all’interazione, all’engagement webinar e alla partecipazione possiamo ottenere preziose informazioni per migliorare le strategie future.

Migliorare l’engagement nei webinar è una “alchimia” di abilità tecniche e relazionali

Come abbiamo visto in passato, e ricordato in questo nuovo post, i webinar sono uno strumento di engagement efficacissimo. Che, tuttavia, può dare il meglio di sé solo quando si incontrano due fattori: una buona gestione tecnica e contenuti impeccabili e opportunamente calibrati. Ricordando i vantaggi che questa pratica può offrire, è decisamente interessanti inserirli nella nostra strategia di comunicazione. Se non lo abbiamo mai fatto prima, il 2025 può essere un buon momento, se non altro per fare i primi esperimenti.